「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」(以下「電子帳簿保存法」といいます。)は、情報化社会に対応し、国税の納税義務の適正な履行を確保しつつ納税者等の国税関係帳 簿書類の保存に係る負担を軽減する等のため、電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等について、所得税法(昭和40年法律第 33号)、法人税法(昭和40年法律第34号)その他の国税に関する法律の特例を定めるものとして、 平成10年に定められました。

したがって、所得税法や法人税法等の各税法の帳簿書類の備付け又は保存や国税関係書類以外の書類の保存については、他の税法に定めるもののほか、この法律の定めるところによります。

まず、所得税法や法人税法などの各税法では、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳などの帳簿を備え付けてその取引を記録するとともに、その「帳簿」と取引等に関して作成又は受領した契約書や領収書などの「書類」を一定期間保存しなければならないこととされています。これらの帳簿書類の保存方法については、基本的に書面による保存を前提として規定されており、電子帳簿保存法は、その特例として、一定の保存要件の下、 電磁的記録いわゆる電子データで保存することができることとするものです。

ここで「電磁的記録」とは、 少しわかりづらい言葉ですが、電子データを指します。電子的方式、磁気的方式その他の人の知覚によっては認識することができない方式(「電磁的方式」といいます。)で作られる記録であって、電子計算機による情報処理の用に供されるものと定義されていますが、この定義は法令全般でほぼ同様の定義がなされており、いわゆる電子データのことを法令上は電子データとは規定できないので、定義を置いて「電磁的記録」と規定しています。 

保存義務者が、国税関係帳簿の全部又は一部について、 自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、国税関係帳薄に係る電磁的記録の備付け及び保存をもって国税関係帳簿の備付け及び保存に代えることができるものです。

ここでいう 「国税関係帳簿」 とは、国税に関する法律の規定により備付け及び保存をしなければならないこととされている帳簿をいいます。

保存義務者が、 国税関係書類の全部又は一部について、自己が一貫して電子計算機を使用して作成する場合であって、所轄税務署長等の承認を受けたときは、その承認を受けた国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって当該承認を受けた国税関係書類の保存に代えることができます。 

ここでいう 「国税関係書類」とは、国税に関する法律の規定により保存をしなければならないこととされている書類をいいます。「国税関係帳簿」又は「国税関係書類」 のことを 「国税関係帳簿書類」と言います。

以上の二つの制度は、最初の記録段階から保存義務者自身がパソコン等を使用して作成するものであり、 原本が書面ではなく電子だというところが、後述するスキャナ保存制度と大きく異なるものです。 電子帳簿保存法の制定当初は、この原本が電子である国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存制度からスタートしました。

この制度は原本を電子で作成したものについて備付け又は保存するものであり、原本である紙を廃棄してしまうことができるスキャナ保存制度よりは、保存要件がシンプルになっています。

保存義務者が、国税関係書類（決算関係書類は除かれます。）の全部または一部について、 その国税関係書類に記載されている事項を一定の要件を満たすスキャナ装置（スキャナを使用する電子計算機処理システム）により、電磁的記録に記録する場合であって、国税関係書類に係る電磁的記録の保存をもって国税関係書類の保存に代えることができます。

保存義務者は、電子取引を行った場合には、一定の用件のもと、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければなりません。上記２．〜４．までの制度との違いは、前者はあくまで任意で行う特例であったのに対して、後者は保存義務を電子帳簿保存法で新たに創設したところに違いがあります。