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電子帳簿保存法についてのコラム(令和3年度税制改正を反映済み)

電子帳簿保存制度の対象となる帳簿・書類・電子取引

まとめ

電子帳簿保存法の対象は『帳簿』、『書類』、『電子取引』の3つに分類されます。それぞれ、具体的にどのようなものが該当するか解説します。また、スキャナ保存の対象は、3つのうち『書類』が対象となります。

1.電子保管の対象となる帳簿と書類とは?

この保存制度の対象となる帳簿書類は、以下の区分の通りで、企業自ら対象を選択することができます。

(1)国税関係帳簿を適用する場合

① 仕訳帳及び総勘定元帳のみを作成している場合
② ①に掲げる国税関係帳簿のほか、現金出納帳、売上帳、仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳などの国税関係帳簿を作成している場合

③ ①又は②に掲げる国税関係帳簿を本店で作成するほか事業部若しくは事業所ごとに作成している場合

(2) 国税関係書類を適用する場合

① 注文書の写しのみを作成している場合
②①に掲げる国税関係書類のほか、領収書の写し、見積書の写し、請求書の写しなどの国税関係書類を作成している場合
③ ①又は②に掲げる国税関係書類を本店で作成するほか事業部若しくは事業所ごとに作成している場合

(3) スキャナ保存対象の国税関係書類の規定を適用する場合

① 作成又は受領した注文書、領収書、見積書、請求書などの国税関係書類を保存している場合
② ①に掲げる国税関係書類を本店で保存しているほか事業部若しくは事業所ごとに保存している場合

2.スキャナ保存制度の対象となる書類とは?

この保存制度の対象となる書類は、スキャナ装置 (スキャナを使用する電子計算機処理システム) により、 電磁的記録に記録する書類です。この「スキャナ」とは、書面の国税関係書類を電磁的記録に変換する入力装置をいい、例えば、スマートフォンやデジタルカメラもこの入力装置に該当すれば、保存対象となる「スキャナ」に含まれることになります。 社外でスマートフォンを使用して国税関係書類を読み取り、そのデータにより経理処理ができることになります。なお、平成28年9月30日前に行われた承認申請については、スキャナが原稿台と一体となったものに限られます。

スキャナ保存制度の対象となる書類の具体的範囲は以下の通りです。

「国税関係書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類を除く全ての書類が対象となります。 除かれている書類は、税額を算出するための最も基本的な書類です。どの書類をスキャナにより保存するかは、保存義務者がその全部又は一部を選択することになります。 具体的には、取引の相手方から受け取った書類や自己で作成して相手方に渡した書類の写しで、契約書、領収書、契約の申込書、請求書、納品書、見積書、注文書などの書類になります。

なお、承認を受けて保存を開始する日前に作成又は受領した重要書類については、所轄税務署長等に適用届出書を提出したときは、一定の要件の下、スキャナ保存をすることができます。

出所:国税庁 電子保存一問一答 (スキャナ保存関係 問2)

3.電子取引とは具体的には何か?

「電子取引」とは、取引情報 (取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。)の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

この「電子取引」には、取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わず全て該当しますので、例えば、次のような取引も、これに含まれることになります。

(1) いわゆるEDI取引

(2) インターネット等による取引

(3) 電子メールにより取引情報を授受する取引 (添付ファイルによる場合を含む。)

(4) インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引

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