この保存制度の対象となる書類は、スキャナ装置 (スキャナを使用する電子計算機処理システム) により、 電磁的記録に記録する書類です。この「スキャナ」とは、書面の国税関係書類を電磁的記録に変換する入力装置をいい、例えば、スマートフォンやデジタルカメラもこの入力装置に該当すれば、保存対象となる「スキャナ」に含まれることになります。 社外でスマートフォンを使用して国税関係書類を読み取り、そのデータにより経理処理ができることになります。なお、平成28年9月30日前に行われた承認申請については、スキャナが原稿台と一体となったものに限られます。

スキャナ保存制度の対象となる書類の具体的範囲は以下の通りです。

「国税関係書類のうち、棚卸表、貸借対照表及び損益計算書並びに計算、整理又は決算に関して作成されたその他の書類を除く全ての書類が対象となります。 除かれている書類は、税額を算出するための最も基本的な書類です。どの書類をスキャナにより保存するかは、保存義務者がその全部又は一部を選択することになります。 具体的には、取引の相手方から受け取った書類や自己で作成して相手方に渡した書類の写しで、契約書、領収書、契約の申込書、請求書、納品書、見積書、注文書などの書類になります。

なお、承認を受けて保存を開始する日前に作成又は受領した重要書類については、所轄税務署長等に適用届出書を提出したときは、一定の要件の下、スキャナ保存をすることができます。

出所:国税庁 電子保存一問一答 (スキャナ保存関係 問2)

「電子取引」とは、取引情報 (取引に関して受領し、又は交付する注文書、契約書、送り状、領収書、見積書その他これらに準ずる書類に通常記載される事項をいいます。)の授受を電磁的方式により行う取引をいいます。

この「電子取引」には、取引情報が電磁的記録の授受によって行われる取引は通信手段を問わず全て該当しますので、例えば、次のような取引も、これに含まれることになります。

(1) いわゆるEDI取引

(2) インターネット等による取引

(3) 電子メールにより取引情報を授受する取引 (添付ファイルによる場合を含む。)

(4) インターネット上にサイトを設け、当該サイトを通じて取引情報を授受する取引