次に掲げる方法のいずれかにより入力することが要件となります。

① 早期入力方式

国税関係書類に係る記録事項の入力をその作成又は受領後、速やかに行うこと。

②業務処理サイクル方式

国税関係書類に係る記録事項の入力をその業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと (国税関係書類の作成又は受領から入力までの各事務の処理に関する規程を定めている場合に限ります。)。

次に掲げる水準を満たすスキャナを使用することが要件となります。

• 解像度が、200dpi (日本産業規格Z六〇一六附属書AのA ・一・二に規定する一般文書のスキャニング時の解像度である4mm当たり 200ドット) 以上で読み取るものであること。
• 赤色、緑色及び青色の階調がそれぞれ256階調以上で読み取るものであること。

国税関係書類をスキャナで読み取る際に、一の入力単位ごとの電磁的記録の記録事項に一般財団法人日本データ通信協会が認定する業務に係るタイムスタンプを付すことが要件となります。

上記のタイプスタンプは次に掲げる要件を満たすものに限られます。

① 記録事項が変更されていないことについて、国税関係書類の保存期間を通じ、その業務を行う者に対して確認する方法その他の方法により確認することができること。

② 課税期間中の任意の期間を指定し、当該期間内に付したタイムスタンプについて、一括して検証することができること。

ただし、国税関係書類の作成又は受領をする者がその国税関係書類をスキャナで読み取る場合には、その作成又は受領後その者が署名した当該国税関係書類について特に速やかにタイムスタンプを付さなければなりません。

国税関係書類をスキャナで読み取った際の次に掲げる情報を保存することが要件となります。

① 解像度及び階調に関する情報

② 国税関係書類の大きさに関する情報

ただし、国税関係書類の作成又は受領をする者がその国税関係書類をスキャナで読み取る場合に、その国税関係書類の大きさがA4以下であるときは、①に掲げる情報に限ります。

国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行った場合には、 これらの事実及び内容を確認することができることが要件となります。

国税関係書類に係る記録事項の入力を行う者又はその者を直接監督する 者に関する情報を確認することができるようにしておくことが要件となります。

国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項とその国税関係書類に関連する国税関係帳簿の記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくことが要件となります。

その関連する国税関係帳簿が、電磁的記録又はCOMによる保存等の承認を受けているものである場合には、その国税関係帳簿に係る電磁的記録又はCOMの記録事項との間において、相互にその関連性を確認することができるようにしておくことが必要となります。

国税関係書類に係る電磁的記録の保存をする場所にその電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機、 プログラム、映像面の最大径が35cm以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びにこれらの操作説明書を備え付け、その電磁的記録をカラーディスプレイの画面 及び書面に、次のような状態で速やかに出力することができるようにしておくことが要件となります。 

① 整然とした形式であること。

② 当該国税関係書類と同程度に明瞭であること。

③ 拡大又は縮小して出力することが可能であること。

④ 国税庁長官が定めるところにより日本産業規格2八三〇五に規定する4ポイントの大きさの文字を認識することができること

国税関係帳簿の保存要件であるシステムの開発関係書類等の備付けの規定 (電帳現 3 (①) が準用されていますので、同様の内容になります。

国税関係書類に係る電磁的記録の備付け及び保存に併せて、次に掲げる書類の備付けを行うことが要件となります。ただし、 国税関係書類に係る電子計算機処理に保存義務者が開発したプログラム (電子帳簿保存法6条 1項に規定するプログラムをいいます。)以外のプログラムを使用する場合には ① 及び ② に掲げる書類は除かれ、国税関係帳簿に係る電子計算機処理を他の者 (当該電子計算機処理に当該保存義務者が開発したプログラム を使用する者を除きます。)に委託している場合には③に掲げる書類は除かれます。

① 当該国税関係書類に係る電子計算機処理システムの概要を記載した書類
② 当該国税関係書類に係る電子計算機処理システムの開発に際して作成した書類
③ 当該国税関係書類に係る電子計算機処理システムの操作説明書
④ 当該国税関係書類に係る電子計算機処理並びに当該国税関係書類に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託 に係る契約書並びに当該国税関係書類に係る電磁的記録の備付け及び保存に関する事務手続を明らかにした書類)

国税関係帳簿の保存要件である検索機能の確保の規定(電帳規3①五)が準用されていますので、同様の内容になります。 この場合、下記の①は「勘定科目」とあったのは 「その他の日付」と読み替えて準用されています。

国税関係書類に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる、 次に掲げる要件を満たす機能を確保しておくことが要件となります。

① 取引年月日その他の日付、取引金額その他の国税関係書類の種類に 応じた主要な記録項目 (｢記録項目」といいます。) を検索の条件として設定することができること。

② 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること。

③ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること。

保存義務者は、決算関係書類を除く国税関係書類のうち国税庁長官が定める資金や物の流れに直結連動しない書類である「一般書類」に記載されている事項を電磁的記録に記録する場合には、入力要件、大きさに関する情報の保存要件、適正事務処理要件以外の要件を満たして、電磁的記録の保存に併せて、その電磁的記録の作成及び保存に関する事務の手続を明らかにした書類で、事務の責任者が定められているものの備付けを行うことにより、スキャナによる保存を行うことができます。この保存を行う場合には、カラー番調を必要とする要件については、グレースケール、つまり白黒での読取りも認められています。

この 「一般書類」 は、決算関係書類を除く国税関係書類のうち平成17年 国税庁長官告示第4号に定められている書類(重要書類) 以外の書類とされています。