源泉徴収に係る所得税を除く所得税及び法人税に係る保存義務者は、電子取引を行った場合には、財務省令で定めるところにより、当該電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存しなければならないこととされています。ただし、財務省令で定めるところにより、その電磁的記録を出力することにより作成した書面又は電子計算機出力マイクロフィルムを保存する場合は、この限りでないこととされています。

電子帳簿保存法施行規則8条1項では、次の要件が定められています。 保存義務者は、電子取引を行った場合には、書面又は電子計算機出力マイクロフィルムに出力して保存する場合を除き、その電子取引の取引情報に係る電磁的記録を、その取引情報の受領が書面により行われたとした場合又はその取引情報の送付が書面により行われその写しが作成されたとした場合に、国税に関する法律の規定により、その書面を保存すべきこととなる場所に、その書面を保存すべきこととなる期間、次の①~④に掲げる措置のいずれかを行って保存しなければなりません。

(1) 電子計算機処理システムの概要を記載した書類の備付け(自社開発のプログラムを使用する場合に限る。)

(2) 見読可能装置の備付け等

(3) 検索機能の確保

に掲げる要件に従って保存しなければなりません。

① 電磁的記録の記録事項にタイムスタンプが付された後、その取引情報の授受を行うこと

② 当該取引情報の授受後約２ヶ月以内に、当該電磁的記録の記録事項にタイムスタンプを付すとともに、当該電磁的記録の保存を行う者又はその者を直接監督する者に関する情報を確認することができるようにしておくこと

③ 次に掲げる要件のいずれかを満たす電子計算機処理システムを使用 して当該取引情報の授受及び当該電磁的記録の保存を行うこと

イ 当該電磁的記録の記録事項を行った場合には、これらの事実及び内容を確認することができること

ロ 当該電磁的記録の記録事項について訂正又は削除を行うことができないこと。

④ 当該電磁的記録の記録事項について正当な理由がない訂正及び削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用を行い、当該電磁的記録の保存に併せて当該規程の備付けを行うこと。

上記 (1)~(3) までの要件は、国税関係帳簿書類の電磁的記録による保存要件に従って保存することとされ、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を当てはめると、具体的には以下の要件となります。

この要件は、国税関係書類の電磁的記録による保存要件で準用する国税関係帳簿の保存要件であるシステム概要書の備付けの要件に従うこととされます。

この要件は、国税関係帳簿の電磁的記録による保存要件である見読可能装置の備付けの要件と同様になります。

具体的には、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存する場所に、その電磁的記録の電子計算機処理の用に供することができる電子計算機ディスプレイ及びプリンタ並びにこれらの操作説明書を備付け、その電磁的記録をディスプレイの画面及び書面に､ 整然とした形式及び明瞭な状態で、速やかに出力することができるようにしておくことが要件となります。

「この要件は、国税関係書類の電磁的記録による保存要件で準用する国税関係帳簿の保存要件である検索機能の確保の要件に従うこととされています。 具体的には、電子取引の取引情報に係る電磁的記録の記録事項の検索をすることができる、次に掲げる要件を満たす機能を確保しておくことが要件となります。

① 取引年月日その他の日付、 取引金額その他の国税関係書類の種類に応じた主要な記録項目を検索の条件として設定することができること

② 日付又は金額に係る記録項目については、その範囲を指定して条件を設定することができること

③ 二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件を設定することができること

なお、税務調査でダウンロードの求めに応じる場合には範囲指定・項目組合せ機能は不要です。